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 | 07/12/2011 18h03min

Especialista cita dez itens que prejudicam a produtividade diária

Saiba como otimizar seu tempo e fazer a jornada de trabalho render mais

A semana mal começou e você tem aquela impressão de que tem toneladas de trabalho a fazer em um espaço de tempo reduzidíssimo. Este é o seu caso? Na era dos indivíduos multi-tarefa – aqueles que são, ao mesmo tempo, profissionais, pais, namorados(as) e donos(as) de casa e precisam dar conta disso tudo – administrar o tempo é uma utilidade mais do que necessária.

O especialista em administração de tempo e produtividade Christian Barbosa elegeu dez itens que podem atrapalhar a sua vida no trabalho, e dá dicas para quem quer otimizar o tempo – pra não ter que ficar fazendo hora-extra todo dia:

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1. E-mail
Ficar com e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer.

– Recomendo definir períodos para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo a caixa deve ficar fechada – orienta Barbosa.

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2. Não ter clareza sobre o que fazer
O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

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Foto: Divulgação

3. "Estou em Reunião"
Uma pesquisa feita pela Triad Consulting demonstra que 1/3 das reuniões podem ser canceladas.

– Quanto menos, melhor – diz o especialista. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

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4. Redes Sociais
Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço.

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Foto: Montagem/Divulgação

5. Falta de energia
Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico, tome um multi-vitamínico, alimente-se em horários regulares, faça sexo (com freqüência).

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6. Falta de foco
Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

7. Navegador cheio de favoritos
Você abre seu browser para ir em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador (sugiro o Safari) e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando a toa.

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8. Messenger, Wave, GTalk, etc.
A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

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9. Interrupções
Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

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10. Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores
Que tal falar "não" de forma concreta (baseado em planejamento X disponibilidade)? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

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