Organizar uma festa pode ser uma tarefa fácil para alguns, mas para outros pode ser uma missão quase impossível, já que envolve muitos detalhes: comida, decoração, número de convidados... Mas se você vai organizar um evento, e não sabe por onde começar, vamos te dar algumas dicas importantes!

Antes de qualquer coisa, você precisa saber: quantas pessoas vão participar? Qual é a idade desses convidados? A partir destas informações vamos colocar a mão na massa e começar a produção da nossa festa!

:: Comidas
Dica 1: Considere o tempo que a festa irá durar. Se os seus cálculos ultrapassarem 5h, saiba que as pessoas irão comer e beber bem mais do que uma cerimônia rápida.

Dica 2: Confira a faixa etária dos convidados. Quanto mais jovens, maior será o consumo de comida. O mesmo vale para os homens, que acabam comendo bem mais do que as mulheres.

Canapés e Salgadinhos: Escolha pelo menos cinco opções e dê preferência aos patês e canapés de carpaccio ou salmão, que são leves e não têm quase nada de gordura. De 10 a 12 unidades por pessoa está de bom tamanho.

Entradas e Pratos Quentes: A conta é "um por um", ou seja, o número de convidados multiplicado pelo de pratos. Não dá para fazer mágica ou tentar adivinhar se todos vão querer ou não todas as sugestões. Sem exageros, a melhor combinação ainda é: entrada + massa + carne.

Queijos: Queijos e frios 150g por pessoa e 50g por pessoa de pão.

Churrasco: 300 gramas de carne por pessoa, 300g de frutas/legumes/verduras por pessoa, 100g de farofa por pessoa; 1 pacote de carvão a cada 10 kg de carne.

Pedaço de pizza: (estilo buffet de pizza, o pedaço é bem menor, como se fosse 1/3 do tamanho de um pedaço da pizza família): 8 pedaços de pizza salgada e 3 pedaços de pizza doce por pessoa.

Almoço ou jantar: 50g de arroz cru por pessoa (o arroz aumenta bastante); 300g de carnes/peixe/frango por pessoa; 150g de frutas/legumes/verduras por pessoa.

::Doce

Doces: Escolha entre 4 a 8 tipos. Geralmente cada pessoa come de 3 a 12 unidades.

Bem Casados: A teoria é "um para cada um”, mas todos sabemos que na prática o ideal é ter 2 ou 3 bem casados para cada convidado, evitando assim uma situação desagradável de faltar.

Bolo: Calcule 100g por pessoa, mas apenas para 40% da sua lista de convidados, pois com tantas opções de doces, o bolo pode ser desperdiçado.

::Pratos, copos e guardanapos

Pratinho e garfo descartável (para bolo): 2 por pessoa

Copo descartável: 5 por pessoa

Guardanapo: 50 unidades a cada 10 pessoas

:: Lembrancinha

Elas são entregues somente para as mulheres, que em média representam 60% dos convidados.

:: Bebidas

Dica 1: Em primeiro lugar é preciso analisar uma série de variáveis importante sobre a festa, como o tempo de duração da festa. Uma festa longa com certeza irá consumir mais bebidas. Também é preciso definir se será um coquetel, almoço ou jantar.

Dica 2: A faixa etária dos convidados também é importante, normalmente os jovens bebem mais que os mais velhos e as crianças bebem a metade dos adultos.

Dica 3: Quando será a festa? Inverno, verão? Os tipos de bebidas variam, no verão o consumo de água, refrigerantes e cerveja aumenta, e no inverno o vinho é mais consumido.

Não Esqueça: O mais importante aqui é a qualidade, afinal, nada mais chato do que acordar com ressaca na manhã seguinte porque a bebida era da pior qualidade.

Refrigerante: 400ml por pessoa se também servir outras bebidas e 600ml por pessoa se servir apenas refrigerantes e água.

Água Mineral: 200ml por pessoa. Lembre-se: muitas pessoas não bebem refrigerantes ou apenas diet. Por isso é importante colocar à disposição dos convidados refrigerantes diet, água tônica e água com gás para quem não toma bebidas alcoólicas.

Vinho tinto: 1 garrafa de para cada 3 ou 4 pessoas durante um almoço ou jantar e 1 garrafa de vinho para cada 2 pessoas em um coquetel.

Champagne: 1 garrafa para cada 2 pessoas em uma festa "bolo-com-champagne", onde o champanhe será servido do começo ao fim da festa e 1 garrafa de champanhe para cada 8 pessoas na hora do brinde.

Uísque: 1 garrafa de 750ml para 6 pessoas

Cerveja: 2 garrafas por pessoa (se não tiver outras bebidas) ou 1 garrafa de cerveja para cada 4 convidados se houver também vinho tinto e branco.

Garçons: calcule 1 garçom para cada 15 convidados em coquetéis e 1 garçom para cada 12 convidados em jantares onde os convidados ficam sentados.

:: Como escolher o local
Sabemos que existem muitas alternativas de chácaras e salões de festas para locação para todo o tipo de evento. São inúmeras opções que variam de acordo com a quantidade de pessoas, idade, tipo de festa e a quantia que pretende gastar, já que cada tipo de evento exige uma série de características relacionadas ao próprio evento. A seguir algumas dicas importantes para fazer a escolha certa:

- Não deixe a escolha do salão de festa para última hora! Nos períodos de alta temporada e feriados, as melhores chácaras costumam ser alugadas com até seis meses de antecedência. Antecipe a sua reserva e garanta a escolha das melhores opções.

- Localização: Pergunte ao proprietário sobre a localização, inclusive as condições de acesso ao local (estradas), pontos para referência e infra-estrutura da região, como padarias, mercados, farmácias, bem como as condições de segurança. Agende sempre uma visita!

- Para quantas pessoas? Respeite o número de pessoas no ato da locação. É comum ficar uma lista na portaria com o nome e o número da identidade das pessoas que irão ocupar o imóvel alugado. Visitantes excedentes muitas vezes são barrados já na entrada. 

- Contrato, proteção para as duas partes: Mesmo se tratando geralmente de períodos curtos, é comum elaborar um “Contrato de Aluguel” e “Laudo de Vistoria”, que detalhe tudo o que foi tratado verbalmente ou por e-mail durante a reserva do imóvel. Embora o ideal seja um contrato detalhado, na grande maioria dos casos costumam ser utilizados, com eficiência, documentos mais simples, nos quais devem constar pelo menos as datas de início e término da locação, o preço, o local do imóvel e a descrição dos bens que o guarnecem.

- Permite animais? Pensa em levar seu cão ou gato? Verifique antes se é permitido levar animais de estimação.

- Segurança no seu evento: independente do estilo da comemoração, a contratação de segurança para festas é uma alternativa segura e que demonstra preocupação dos anfitriões em relação aos convidados. Inclusive, o valet park também garante mais conforto, porque ninguém precisará se preocupar em estacionar seu automóvel e ainda curtir com calma a festa. Outro detalhe é que seguranças de ambos os sexos é o mais indicado, pois a ala feminina será revistada por mulheres e a ala masculina por homens. A dica é contratar um segurança para cada 50 convidados.

- Monitores para festas infantis: uma festa infantil deve ter normalmente os brinquedos e ainda as atividades com uma equipe de recreadores. O ideal é calcular um recreador a cada 15 crianças.


Com informações: seuevento.net e Wiki - Dicas de Organizadores