Aquelas chamadas telefônicas que chegam de surpresa ou um imprevisto urgente podem desorganizar toda a sua agenda e atrasar demandas que já estavam programadas. Por isso, para gerenciar melhor o tempo, é preciso saber primeiro onde ele está sendo gasto.

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O segundo passo é tornar sua agenda mais organizada e eficaz, para evitar ficar procurando dados que não sabe onde anotou. De nada adianta reclamar que não tem tempo: se você souber se organizar e distribuir prioridades, conseguirá fazer tudo e ainda conseguirá algum tempo para relaxar.



De acordo com especialistas em gestão, como Larry Bossidy e Ram Charan, autores do best-seller “Execução, a disciplina para atingir resultados”, a realização de tarefas depende de se fazer o que é mais importante e poucas coisas de cada vez. Assim, em vez de acumular mais tarefas, definir poucas coisas que realmente devem ser feitas é a chave para a execução bem-sucedida e da eficácia no trabalho, nos estudos e também na própria vida.

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Veja a seguir algumas dicas a respeito de como aproveitar mais o tempo:

1. Faça uma lista de tarefas
É um conselho já muito difundido em consultórios de terapia analítico-comportamental, para clientes que sofrem de ansiedade ou ficam atordoados com suas preocupações. Escrever uma lista de tarefas auxilia a visão geral da situação e ajuda a partir tarefas grandes em pedaços menores. Isso facilita a execução do que você tem a fazer, economiza tempo e evita o estresse. Se você souber o quanto está atrasado em uma tarefa, saberá o que priorizar. A procrastinação é mãe da preocupação, que é alimento para ansiedade.

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2. Separe as tarefas por demandas
Cada item de sua lista demanda um período de tempo para ser resolvido e riscado do rol de tarefas. A tentação para classificar tudo como importante pode ser grande, mas analise sua lista e veja quais atividades são urgentes, importantes e que requerem uma decisão já. As tarefas urgentes são aquelas que devem ser feitas imediatamente. Em seguida, as importantes, que vão trazer resultado, mas podem aguardar um pouco. Tarefas que não dependem de nenhuma outra tarefa podem ficar no final da lista. Siga as prioridades com disciplina e você verá que tudo pode ser resolvido a seu tempo.

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3.Calcule o tempo necessário para realizar cada tarefa
Cada segundo pode parecer apenas um segundo, e assim o tempo passa sem que tenhamos controle do modo como o aproveitamos. Quanto tempo você vai dispender fazendo determinada tarefa? Anote ao lado do item da lista. No final, calcule quantas horas serão necessárias para riscar todos os itens da lista. Quando conseguir finalizar todas as tarefas de sua lista, verá que pode também manter o controle do seu tempo.

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4. Distribua as tarefas
Uma atividade pode parecer muito complexa de ser feita, e por causa disso ser protelada. Divida as tarefas em partes menores, se forem muito difíceis. Distribua as atividades ao longo do seu dia. Reserve um tempo para as pendências. Se distribuir 4h para cada dia, em duas semanas todas as pendências terão sido resolvidas.

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5. Refaça a lista, se preciso
Digamos que você se deu conta de que uma tarefa pode levar mais tempo para ser realizada do que supôs inicialmente. Ou que seja preciso dividi-la em várias outras ações menores. Não desanime: reescreva todas as atividades no papel, classifique, calcule e distribua todas novamente. Pode parecer perda de tempo, mas é esse o processo que vai garantir que você está dando valor a seu tempo e tomando as rédeas de sua vida em suas mãos.

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