A formatura é um momento especial que precisa ser planejado o quanto antes para evitar aborrecimentos e o primeiro passo é eleger a comissão de formatura. E esta comissão que cuidará de todas as negociações de contratos que envolvam toda a festa. Orçamentos, contratos, vantagens oferecidas por cada empresa e o local são algumas das responsabilidades deste grupo.

Para tanto, a comissão deve estar atenta para não pagar a mais pelo serviço e nem contratar de maneira equivocada o que uma empresa de eventos tem a oferecer. O contrato de formatura é um documento coletivo. E outras palavras, as decisões devem são tomadas por consenso e neste documento devem constar todas as informações: as datas, os horários corretos, quais serão os locais da colação, do baile e do coquetel, qual será o cardápios servidos, a decoração e o aluguel da beca.

Também é importante o nome e o repertório da banda, tudo por escrito, para evitar desentendimentos. O documento deve contar também o nome do local contratado para a cerimônia, assim como a possibilidade ou não de troca. Deve constar, neste caso, o nome do clube que tenha a mesma categoria do original. Os preços e as formas de pagamento devem ser discriminados.

Filmagens e Fotografias
É importante o item sobre a cobertura fotográfica e serviços de filmagem. No contrato deve constar também se os familiares terão a permissão de fotografar e filmar e se poderá haver recusa do formando do álbum completo ou se há um número mínimo de fotos a serem adquiridas. Cabe à comissão solicitar que a empresa estabeleça os preços de álbuns, fotos individuais, filmes e DVDs no contrato, assim como se a sua aquisição é ou não obrigatória. Todos os valores devem ser discriminados item por item.

Cancelamento do Contrato
Tenha também no contrato todas as regras para cancelamento do mesmo, de maneira individual ou coletiva, assim como a restituição dos valores pagos. Assim, antes de assinar, o aluno precisa ler todas as cláusulas contratuais. Para evitar dores de cabeça, é recomendado que a comissão visite todos os locais descritos no contrato para os eventos citados, provar os cardápios e comparecer a algum evento promovido pela empresa antecipadamente.